Wird super! Nähere Infos folgen etwa Mitte/Ende Dezember 2026.

Veranstaltungsbezogene Datenschutzinformation

1. Verantwortliche Stelle und Ansprechpartnerin

Die Bonner und Remscheider Pfadfindergruppen des Deutschen Pfadfinderbundes veranstalten gemeinsam das Aprillager 2027.

Ansprechpartnerin für die Anmeldung und die damit verbundenen Datenschutzfragen ist:

Almut Heimbach
E-Mail: almut.heimbach [ät ] t-online.de

2. Welche Daten werden erhoben?

Im Rahmen der Anmeldung werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

Angaben der Eltern bzw. Erziehungsberechtigten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Notfall-Telefonnummer
• Angaben zu weiteren abholberechtigten Personen

Angaben zu den teilnehmenden Kindern:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Zugehörige Pfadfindergruppe
• Ernährungswünsche (normale Kost, vegetarisch oder vegan)
• Nahrungsmittelallergien
• Sonstige Allergien
• Angaben zu regelmäßig eingenommenen Medikamenten und gegebenenfalls erforderlichen Hinweisen zur Einnahme und Handhabung.

3. Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden ausschließlich zur Vorbereitung, Organisation und Durchführung des Aprillagers 2027 erhoben und verwendet.

Sie dienen insbesondere:

• der Verwaltung der Anmeldungen,
• der Kontaktaufnahme mit den Eltern bzw. Erziehungsberechtigten,
• der Planung der Teilnehmerzahl und der altersgerechten Programmgestaltung,
• der Zuordnung der Kinder zu ihren jeweiligen Pfadfindergruppen,
• der Sicherstellung einer angemessenen Verpflegung unter Berücksichtigung von Ernährungswünschen und Nahrungsmittelallergien,
• der Berücksichtigung gesundheitlicher Besonderheiten und der Gewährleistung einer angemessenen Betreuung im Notfall.

4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten und regelmäßig eingenommenen Medikamenten sind Gesundheitsdaten und damit besonders geschützte personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung.

Diese Angaben werden ausschließlich erhoben, soweit sie für die sichere Betreuung und Versorgung der teilnehmenden Kinder erforderlich sind.

Die Verarbeitung dieser Gesundheitsdaten erfolgt auf Grundlage einer gesonderten ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern diese Rechtsgrundlage im konkreten Fall anwendbar ist.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

5. Wer erhält Zugriff auf die Daten?

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich denjenigen Personen des Lagerleitungsteams zugänglich gemacht, die diese für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen.

Dabei ist folgende Aufteilung vorgesehen:

Lagerleitung: Zugriff auf die für die Organisation und Durchführung des Lagers erforderlichen Anmeldedaten.

Zuständige Gruppenführerinnen und Gruppenführer: Erhalten die für ihre jeweilige Gruppe erforderlichen Angaben, insbesondere Namen, Gruppenzugehörigkeit, Notfallkontakte sowie relevante Informationen zu Allergien und Medikamenten.

Küchenteam: Erhält die für die Verpflegungsplanung erforderlichen Angaben, insbesondere Teilnehmerzahlen, Altersverteilung, Ernährungswünsche und Nahrungsmittelallergien.

Eine Weitergabe an andere Personen oder Stellen erfolgt nicht, sofern hierfür keine rechtliche Verpflichtung oder sonstige zulässige Rechtsgrundlage besteht.

6. Speicherung und technische Verarbeitung

Die Anmeldung erfolgt über ein Formular auf unserer Internetseite.

Die Website wird bei der STRATO AG gehostet. Die über das Formular übermittelten Angaben werden zur Bearbeitung der Anmeldung an die hierfür eingerichtete E-Mail-Adresse anmeldung@bonner-pfadfinder.de übermittelt.

Auf die eingehenden Anmeldungen haben ausschließlich die hierfür berechtigten Personen Zugriff.

Die Übermittlung und Speicherung der Daten erfolgt im Rahmen der technischen Möglichkeiten des eingesetzten Hosting- und E-Mail-Systems. Eine vollständige Sicherheit bei der Übertragung von E-Mails über das Internet kann nicht garantiert werden.

7. Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Vorbereitung und Durchführung des Aprillagers erforderlich sind.

Gesundheitsbezogene Angaben, insbesondere zu Allergien und Medikamenten, werden nach Beendigung des Lagers gelöscht, sobald sie für die Betreuung und gegebenenfalls erforderliche Nachbereitung nicht mehr benötigt werden.

Sonstige Anmeldedaten werden ebenfalls gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe einer Löschung entgegenstehen.

8. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Anfragen hierzu können an folgende Ansprechpartnerin gerichtet werden:

Almut Heimbach
E-Mail: almut.heimbach [ät ] t-online.de

Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für Nordrhein-Westfalen ist dies:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

9. Freiwilligkeit der Angaben

Die Angaben zu den für die Anmeldung erforderlichen Kontaktdaten und Teilnehmerdaten sind notwendig, um die Anmeldung bearbeiten und das Lager organisieren zu können.

Die Angaben zu gesundheitlichen Besonderheiten sind für eine angemessene Betreuung und die Berücksichtigung möglicher Risiken wichtig. Werden erforderliche Informationen nicht bereitgestellt, kann gegebenenfalls nicht gewährleistet werden, dass eine sichere Teilnahme möglich ist.

10. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Aprillager 2027 wenden Sie sich bitte an:

Almut Heimbach
E-Mail: almut.heimbach [ät ] t-online.de